Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – NOVATICS COLOMBIA

Fecha de Entrada en Vigor: 16 de mayo de 2025

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

NOVATICS COLOMBIA JS SAS (en adelante, "Novatics Colombia", "Nosotros", "Nuestro"), sociedad comercial legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT [Insertar NIT de la Empresa aquí], con domicilio principal en Cúcuta, centro, Norte de Santander, Colombia, sitio web https://novatics.co/

Esta Política se aplica a todos los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos de Novatics Colombia, obtenidos a través del Sitio Web, procesos de compra, comunicaciones electrónicas, y otras interacciones con la empresa.

3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Novatics Colombia aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos se sujetará a lo establecido en la ley.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos y las disposiciones legales. Los datos personales no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

4. Datos Personales que Recolectamos

Novatics Colombia podrá recolectar los siguientes datos personales, entre otros:

• Datos de Identificación: Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad.
• Datos de Contacto: Dirección de envío y facturación, correo electrónico, número de teléfono fijo y/o celular.
• Datos de Transacciones: Información sobre compras realizadas, métodos de pago (sin almacenar detalles sensibles como números completos de tarjetas de crédito, los cuales son procesados por pasarelas de pago seguras).
• Datos de Navegación y Uso del Sitio Web: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, interacciones con el sitio, datos recolectados a través de cookies y otras tecnologías de seguimiento (ver nuestra Política de Cookies).
• Datos para Comunicaciones Comerciales: Preferencias de marketing y suscripción a newsletters.
• Otros Datos: Cualquier otra información que el Titular proporcione voluntariamente durante su interacción con Novatics Colombia.

5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales recolectados por Novatics Colombia serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Gestión de la Relación Contractual y Comercial:
  • Procesar, validar, enviar y dar seguimiento a sus pedidos y compras.
  • Gestionar la facturación y el cobro de los productos adquiridos.
  • Coordinar la entrega de productos a través de empresas de mensajería.
  • Atender solicitudes de servicio al cliente, incluyendo peticiones, quejas, reclamos (PQR), devoluciones y garantías.
• Comunicaciones y Marketing (con su autorización previa):
  • Enviar correos electrónicos y newsletters con información sobre nuestros productos, servicios, promociones, ofertas especiales, eventos y novedades de Novatics Colombia.
  • Realizar actividades de marketing y publicidad, incluyendo retargeting a través de plataformas como Facebook (Meta) y Google, para mostrarle anuncios personalizados.
• Mejora de Nuestros Servicios y Experiencia del Usuario:
  • Realizar análisis estadísticos y de comportamiento de los usuarios para entender sus preferencias, mejorar el diseño y la funcionalidad del Sitio Web.
  • Personalizar la experiencia del usuario en el Sitio Web.
  • Utilizar herramientas de analítica digital como Google Analytics para comprender el uso del Sitio Web.
• Seguridad y Cumplimiento Legal:
  • Prevenir fraudes y actividades ilícitas.
  • Cumplir con obligaciones legales, requerimientos de autoridades competentes y procesos judiciales.
  • Verificar la identidad de los usuarios.
• Funcionamiento Técnico del Sitio Web:
  • Asegurar el correcto funcionamiento del Sitio Web mediante el uso de cookies, localStorage y sessions, según se detalla en nuestra Política de Cookies.

6. Autorización del Titular

Novatics Colombia solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley. La autorización se podrá obtener por medios físicos, electrónicos o cualquier otro formato que permita su posterior consulta. Al aceptar esta Política y/o al proporcionar sus datos personales a través de los canales dispuestos, el Titular otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos conforme a las finalidades aquí descritas.

El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento, excepto cuando exista un deber legal o contractual que requiera la permanencia del dato en nuestras bases de datos.

7. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Como Titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Novatics Colombia.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Novatics Colombia, salvo excepciones legales.
• Ser informado por Novatics Colombia, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La supresión implicará la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Novatics Colombia.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

8. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular

Para el ejercicio de sus derechos, el Titular o su representante legal podrá enviar una solicitud por escrito a Novatics Colombia a través de los siguientes canales:

• Correo Electrónico: [email protected]]
• Dirección Física: Cúcuta, centro, Norte de Santander, Colombia (Attn: Protección de Datos Personales)
• Página de Contáctenos: https://novatics.co/contactenos/

La solicitud deberá contener como mínimo: a. Nombre completo del Titular y documento de identificación. b. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. c. Datos de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico) para recibir notificaciones. d. En caso de ser necesario, documentos que acrediten la calidad de representante legal o causahabiente.

• Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (Rectificación, actualización, supresión, revocatoria, incumplimiento): Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9. Medidas de Seguridad

Novatics Colombia adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y razonables para proteger la información de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados y contratistas que necesiten conocer tal información para el desempeño de sus funciones y para el desarrollo de las finalidades descritas.

10. Período de Vigencia de las Bases de Datos (Conservación)

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual o comercial con el Titular,

11. Transferencia y Transmisión de Datos Personales a Terceros

Novatics Colombia podrá transferir y/o transmitir los datos personales de los Titulares a terceros para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política, bajo los siguientes supuestos:

• Proveedores de Servicios: Compartimos información con terceros que nos prestan servicios, tales como empresas de mensajería y transporte (para la entrega de pedidos), pasarelas de pago (para procesar transacciones de forma segura), proveedores de servicios de marketing por correo electrónico (para el envío de newsletters, con su autorización), proveedores de servicios de alojamiento web y mantenimiento técnico.
• Herramientas de Analítica y Publicidad:
  • Google Analytics: Para analizar el uso del Sitio Web. Google puede procesar estos datos en sus servidores, incluyendo en Estados Unidos.
  • Facebook Pixel (Meta): Para medir la efectividad de la publicidad y realizar retargeting. Meta puede procesar estos datos en sus servidores, incluyendo en Estados Unidos.
• Autoridades Competentes: Cuando sea requerido por ley o por orden judicial o administrativa de una autoridad competente.

Novatics Colombia se asegurará de que dichos terceros cumplan con las políticas de protección de datos y las medidas de seguridad adecuadas, y que el tratamiento se limite a las finalidades autorizadas. La transferencia internacional de datos personales se realizará observando las disposiciones legales colombianas al respecto.

12. Uso de Cookies y Otras Tecnologías de Seguimiento

Novatics Colombia utiliza cookies y otras tecnologías de seguimiento en su Sitio Web para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y con fines publicitarios. Para obtener información detallada sobre el uso de estas tecnologías y cómo gestionarlas, por favor consulte nuestra Política de Cookies, disponible en el Sitio Web.

13. Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad

Novatics Colombia no recolecta ni trata intencionalmente datos personales de niños, niñas y adolescentes menores de 13 años. Nuestro Sitio Web y servicios no están dirigidos a este grupo de edad.

En el caso de adolescentes entre 13 y 17 años, si bien nuestro sitio no está primariamente dirigido a ellos, en caso de que realicen una compra o se registren, se entenderá que cuentan con la autorización de sus padres o tutores legales, tal como se indica en nuestros Términos y Condiciones. No obstante, Novatics Colombia se reserva el derecho de verificar dicha autorización y de solicitar la documentación pertinente. El tratamiento de datos de adolescentes se realizará siempre respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. Si usted es padre/madre o tutor y tiene conocimiento de que un menor de edad bajo su supervisión nos ha proporcionado datos personales sin el debido consentimiento, por favor contáctenos para proceder a su eliminación.

14. Modificaciones a la Política de Privacidad

Novatics Colombia se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado a los Titulares mediante su publicación en el Sitio Web o a través de otros medios de comunicación que se consideren apropiados. La fecha de la última actualización se indicará al inicio de esta Política. El uso continuado del Sitio Web después de la publicación de los cambios constituirá su aceptación de los mismos.

15. Ley Aplicable y Autoridad de Control

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia que surja en relación con esta Política será sometida al conocimiento de la jurisdicción colombiana. La autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

16. Contacto para Asuntos de Protección de Datos Personales

Si tiene alguna pregunta, consulta, reclamo o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales o esta Política de Privacidad, puede contactar al área encargada de la protección de datos en Novatics Colombia a través de:

• Correo Electrónico: [email protected]
• Teléfono: 321 977 5251
• Dirección: Cúcuta, centro, Norte de Santander, Colombia (Atención: Protección de Datos Novatics Colombia)